İşletmeler için mevzuata uygunluğu sağlamada sayısız zorluk vardır. Hızla büyüyen veriye bağımlı sistemler ve süreçler, entegre teknoloji ile birleştiğinde, gelecekte tasarlanacak daha büyük bir zorluğun kehanetinde bulunuyor. Bu nedenle sır, ileri teknolojiyi ve otomatik çözümleri benimsemekte yatmaktadır. Bir çözümün etkinliğini değerlendirmek için, modern Organizasyonların karşılaştığı zorlukları listeleyerek başlamalıyız.
Mevzuata Uygunlukta Modern Zorluklar
Mevzuata uygunluk fonksiyonlarındaki en büyük zorluklardan biri, çok sayıda düzenlemeye sahip olmaktır. Örneğin, bazı büyük finansal kurumlar, uygulanması ve takip edilmesi gereken 2100 sayfadan fazla düzenlemeye sahiptir ve bunların hepsi yalnızca bir düzenleyicidendir!
Çok sayıda düzenlemeye sahip olmak, mesajı başlangıçta anlamanın ve bu düzenlemelere uyması gereken ilk iş koluna iletmenin çok zaman aldığı anlamına gelir.
Düzenlemeler sadece sayı bakımından büyük değil, aynı zamanda düzenlemelerde sürekli değişiklikler veya revizyonlar vardır ve bu değişiklikler günlük olarak olabilir. Bölgesel ve çok uluslu finansal kurumlar, birden fazla düzenleyici kurumun revizyonlarını ve genelgelerini takip etmeli ve İş Birimlerini zamanında doğrulamalı ve bilgilendirmelidir. Azaltma önlemlerinin zamanında dağıtılmasını ve uygulanmasını sağlamak için doğrulama süreci hızlı ve verimli olmalıdır.
Düzenlemeleri titizlikle analiz etmek ve bunları risklerine ve kontrol muadillerine bölmek, yönetimin bunları anlaması ve risklerin etkisini ve olasılığını doğru bir şekilde değerlendirmesi için esastır. Sonuç olarak, onlara öncelik verebilecekler ve kaynakları bir yöne veya diğerine yönlendirebilecekler. Sonuç, düzenlemeleri etkili bir şekilde kontrol etmek ve yönetmek için Memurlara ve İş Birimi yöneticilerine teslim edilebilecek daha küçük ve ölçülebilir uyumluluk risklerine dönüştüren iyi tanımlanmış ve verimli bir metodolojidir.
Riskleri verimli bir şekilde azaltmak
Düzenlemeler kendi muadillerine göre kategorize edildikten sonra bile, kuruluşlara uyum risklerinin azaltılması ve yetkilere uyulması ile görevlidir. Ayrıca, daha önce belirtilenlerden daha hafif olmayan bir zorluk olan uyumluluk güvencesi sağlamak için söz konusu görevleri de izlemelidirler.
Aslında, uyumluluk risklerini izlemek son derece hantal ve zaman alıcıdır. Örneğin, bir sigorta şirketinin düzenlemelerini analiz ederken, çok sayıda risk bulmak ve her biri için bir kontrol sağlamak uzun ve sofistike bir süreçtir. Bu, uyumluluk işlevlerinin, bu zorunlu kontrollere bağlı kalan ve uyumluluk risklerini uygun şekilde yöneten kuruluşlarda BÜ’deki çeşitli BU işlevlerini nasıl izlediği konusunda bir soru ortaya koymaktadır.
Zorluğun bir diğer kısmı, İş Birimi’nin bu düzenlemeleri uygulamasını sağlamadığınız sürece, kuruluştan geçen ihlalleri bulmaya devam edeceğinizdir. Genel olarak, BÜ’nün riskleri ve azaltma kontrollerini izlemesi için uygun araçlara ihtiyaçları vardır. Ve bu riskleri izleyebilmek ve kontrollerini test edebilmek için, bunun için bir metodolojiye ihtiyaçları var.
Kısacası, uyum programlarının geliştirilmesi ve yürütülmesi uzun time.is zaman alır. Ayrıca, uyumluluk işlevleri, BÜ’nün ilgili politika ve uyum prosedürünü uygulayıp uygulamadığını bağımsız olarak kontrol etmek için bir izleme programına sahip olmalıdır.
Uyumluluk yönetiminin verimliliğini ve etkinliğini artırmak için çözümler?
Etkili Uyumluluk sağlamanın tüm zorluklarını ortaya koyduktan sonra, bu zorlukların üstesinden gelmeye yardımcı olabilecek başarılı ve proaktif bir otomatik çözümün özelliklerini keşfedebiliriz.
Çok sayıda düzenleme için, sistem yalnızca bir düzenleyici için değil, ihtiyaç duyulan sayıda düzenleyici için de eksiksiz ve esnek bir düzenleme kütüphanesine sahip olmalıdır. Kütüphane, düzenlemelerin yüklenmesine izin verir ve kullanıcılar düzenlemeleri analiz edebilir ve uyumluluk risklerini ve zorunlu kontrolleri sistem içinde kaydedebilir. Kullanıcı, gezinmeyi daha hızlı ve kolay hale getirecek bu düzenlemeleri filtreleyebilmeli ve arayabilmelidir.
Yönetmelik analiz edildikten ve kaydedilen bilgiler Uyum Birimi tarafından doğrulandıktan sonra, sorumluluklar İş Birimlerine devredilebilir ve risk yönetimi faaliyetleri, Kontrol Ortamında BOŞLUK’ların değerlendirilmesi ile başlayabilir.
Yönetmeliklerde yapılan sürekli değişiklikler ve güncellemelerle birlikte, uyumluluk işlevlerinin bu revizyonları ve makaleleri zamana dayalı bir yaklaşımla takip etmesi gerekir. Çözüm, uygulama tarihlerini takip ederek bunu yapacaktır. Bu, kullanıcının revizyonları ve düzenlemeleri takip etmesini ve uygulama tarihlerini günlüğe kaydetmesini sağlar. Bu sayede sistem, uygulama tarihinden sonra eski düzenlemelerin artık geçerli olmadığını kullanıcılara otomatik olarak bildirir ve karşılığında yeni revizyonları sisteme yansıtır.
İşletmenizin uyumluluğa daha fazla dahil olmasını nasıl sağlayabilirsiniz?
Uyumluluğu izlemek, zaman ve çaba gerektiren bir süreçtir. Uyumluluğu sağlamanın büyük kısmı, bir İş Biriminin günlük operasyonlarında hem bireysel olarak hem de kuruluş içindeki tüm iş birimlerinin toplamı içinde gerçekleştirilmelidir.
Güçlü bir Uyumluluk Yönetimi sistemi, uyumluluktaki boşlukları ölçtüğü için uyumluluğun daha verimli bir şekilde izlenmesini mümkün kılar. İhlal, etki ve önem derecesine göre değişiklik gösterebilir ve azaltma için kontrol kaynakları tahsis edilirken bu dikkate alınmalıdır. Risk yönetimi birimleri, etkileri, olasılığı ve bunlara maruz kalan varlıkları değerlendirmek için gerekli çalıştayların yürütülmesinde İş birimi yöneticileriyle birlikte çalışmalıdır. Bu, Merkezi bir Veritabanına kaydedilir ve eşikler tanımlanır.